Jetzt ist es soweit, der große Umbau bei cadooz steht an. Unsere lange Reise vom Gedanken der Veränderung bis zur Umsetzung.

Teil 3: Die Planung - Neue Umstände, neue Entscheidungen

Die Planung 1.0

Erste Hürde genommen, Entscheidung getroffen. Jetzt holen wir uns professionelle Unterstützung. Ein cadoozie übernahm das Ownership für die Bedarfsermittlung: Zusammen mit unseren externen Consultants arbeitete er in Projektgruppen und persönlichen Befragungen repräsentativer Mitarbeitergruppen die Anforderungen unserer cadoozies an ihre Arbeitsumgebung aus. Wir wollen immer noch eine bessere Arbeitswelt schaffen und das geht nicht ohne das Einverständnis und Commitment unserer cadoozies.

Die Ergebnisse dieser umfassenden Befragungen reichten von physischer Ausstattung über Farb- und Einrichtungspräferenzen hin zu den Anforderungen an Kollaboration und konzentrierter Einzelarbeit. 

Ortsveränderliche Arbeit – zumeist noch innerhalb der Büroräume – war zentral und alle Mitarbeiter wurden sukzessive mit Laptops und Dienst-Smartphones ausgestattet. 30-40 % unserer cadoozies hatten noch einen Desktop-PC, 50 % kein Diensttelefon. 

Anfang 2020 stand dann alles. Bis…

Disruption!

Ja, 2020 stand dann alles. Die Miet- und Dienstleisterverträge für den Umbau lagen auf dem Tisch und sollten unterschrieben werden. Dann kam der große Disruptor Corona. 

Wir mussten, aber konnten auch ad hoc 95 % unserer Belegschaft ins Homeoffice senden, damit von dort aus sicher gearbeitet werden kann. (Lesen Sie mehr dazu in unserem Blogpost Unintentional Preparedness)

Hierbei half uns unsere IT-Infrastruktur und dass wir bereits 2019 alle cadoozies mit Laptops ausgestattet hatten. 

Da im März 2020 noch niemand wusste, welche Effekte die Pandemie um COVID-19 haben würde, wurden die Umbaupläne von uns kurzfristig auf Eis gelegt. Nach umfassender Abwägung war für uns die Entscheidung schnell klar. Wir sind seit 20 Jahren gewachsen, mussten nie wegen schlechter Auftragslage oder Krisen Mitarbeiter:innen entlassen – weder zur Finanzkrise 2008, noch zu anderer Zeit. Diese Serie sollte auch durch Corona nicht gebrochen werden.

Als kleiner Hinweis sei hier erwähnt, dass unser Business im Jahr 2020 aufgrund unserer digitalen Lösungen retrospektiv tatsächlich einen enormen Uplift erfuhr. Unsere Vorsicht war zwar angemessen, wäre aber nicht nötig gewesen. Getreu dem Motto „better safe than sorry“ bereuen wir die Entscheidung, den Umbau zu vertagen, jedoch nicht.

Die Monate zogen ins Land und die Arbeitswelt veränderte sich. Zunächst herrschte eine gesunde Skepsis gegenüber Homeoffice. Vor allem die Frage, ob wir über die Distanz effektiv zusammenarbeiten könnten, dominierte. Schnell folgte aber die Erkenntnis, dass es viel besser als die alte Arbeitswelt funktioniert. Nach unserem Verständnis liegt das hauptsächlich an dem Mindset und Miteinander unserer Mitarbeiter:innen. Jede:r trägt bei uns die Verantwortung für seinen eigenen Arbeitsbereich und erhält damit verbunden viele Freiheiten bei der Ausgestaltung der Ergebnisse und Abläufe. Dieses eigenverantwortliche Arbeiten und Verständnis unserer cadoozies ist tief eingebrannt und hat sich erneut als sicherer Anker für unser Business bewährt.

Die Planung 2.0

Nach 9 Monaten Pandemie haben sich unsere Anforderungen an einen modernen Arbeitsplatz langfristig und nachhaltig verändert. Bei der Planung 1.0 wollten wir noch täglich 120+ cadoozies bei uns beherbergen. Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass es heute gar nicht mehr nötig ist, unsere gesamte Belegschaft täglich im Büro zu versammeln. Auch nicht, nachdem alles zurück zur Normalität gekehrt ist. Was sich an unseren Anforderungen geändert hat, ist also, dass wir weniger Schreibtische, aber noch mehr Flexibilität brauchen.

Wir sind heute dankbar, dass wir beim Umbau häufig Aspekten begegnet sind, die Zeit benötigten und wir uns dadurch verlangsamt haben. Denn sonst hätten wir vor einem Jahr eine Arbeitswelt gebaut, die heute schon nicht mehr unseren Bedürfnissen gerecht wird.